OFICINA DE PLANIFICACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL


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1 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 1 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Firma Fecha Firma Fecha Nicolas Morales Practicante UGCA Cesar Salas Especialista UIE Firma Fecha 11/06/2014 Tabla de Contenido 1. Objetivo 2. Alcance 3. Referencias 4. Definiciones 5. Responsabilidades 6. Descripción 7. Registros 8. Anexos

2 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 2 1. OBJETIVO Explicar el proceso de registro de la solicitud a través del sistema BMP - TUPA. 2. ALCANCE El presente instructivo tiene un alcance para todos los usuarios de mesa de partes a nivel nacional. 3. REFERENCIAS No aplica 4. DEFINICIONES 4.1. TUPA: Texto Único de Procedimientos Administrativos 4.2. BPM: Business Process Management (Gestión de procesos de negocio) 5. RESPONSABLES 5.1. Los Directores de las Direcciones Ejecutivas son responsables de la difusión del presente instructivo en sus respectivas sedes Los usuarios de mesa de partes aplican el instructivo. 6. DESCRIPCION Los usuarios de mesa de partes deben de realizar algunos pasos previos antes de comenzar a registrar el servicio de importación fitosanitaria. Estos pasos son: - Ingresar al sistema de BPM con sus respectivas cuentas. - Dirigirse a la sección BPM-TUPA y seleccionar la opción T2. Registrar Solicitud TUPA

3 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 3 - Elegir el servicio: Solicitud.

4 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 4 Una vez realizados estos pasos, se inicia el registro de la solicitud Datos Solicitante En esta pestaña se debe ubicar al solicitante. Para este objetivo, se cuenta con dos criterios de búsqueda: Documentos y nombres. Es recomendable realizar la búsqueda a través de documentos. Al realizar este tipo de búsqueda se debe seleccionar un tipo de documento y colocar en el campo de al lado el número de este, una vez realizada esta actividad se pulsa el botón Buscar y seguido aparece una ventana con los resultados de la búsqueda, lo siguiente a realizar es elegir al resultado correspondiente y pulsar el botón seleccionar.

5 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 5 Una vez seleccionado al solicitante, los campos que se encuentran en la parte inferior de la presente pestaña se registran de forma automática.

6 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 6 Una vez seleccionado al solicitante se prosigue a la pestaña: Detalle. En caso de no encontrar, a través de la búsqueda, al solicitante, se debe emplear el botón Agregar. Este botón habilita una ventana en donde se deben registrar los campos con los datos correspondientes, y por último pulsar el botón guardar.

7 : Instructivo para el registro de una solicitud Página Detalle Esta pestaña tiene como finalidad elegir el servicio solicitado. Para este fin, se cuenta con tres campos: Oficina, área y procedimiento. La primera se completa de forma automática, mientras que la segunda y tercera es para filtrar y seleccionar el procedimiento correspondiente. Una vez elegido el procedimiento se pulsa el botón insertar. Al hacer esto se habilita una ventana en la que se tiene que seleccionar el servicio correspondiente y la cantidad de este. El campo costo se completa de forma automática en función al servicio y cantidad. Una vez puesto estos datos, se pulsa el botón Aceptar.

8 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 8 Al aceptar, el servicio elegido aparece en la sección inferior de la ventana con sus respectivos datos. También se cuenta con un seleccionador que especifica si el pago por el servicio lo realiza otro usuario distinto al solicitante. Al marcar esta opción como afirmativa, la pestaña Otro usuario se activa y en esta se deben de completar los campos requeridos.

9 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 9 En la pestaña concepto de pago se cuenta con el botón Insertar el cual tiene como utilidad registrar un pago a través del sistema. Al pulsar este, se habilita una ventana en la cual se debe de completar los campos solicitados.

10 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 10 Una vez completados los campos, se pulsa el botón aceptar para terminar de registrar el pago. Con el pago ya registrado, se procede a pulsar el botón guardar ubicado en la parte inferior de la ventana. Esto acción habilitará la pestaña: Información del expediente, en donde se procede a verificar este número, los datos e imprimir

11 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 11 el recibo de pago. En esta pestaña solo queda pulsar el botón: Finalizar proceso. Al pulsar este botón, el sistema regresa a la bandeja principal del BPM, en donde se procede a ubicar el expediente a través del buscador para terminar de completarlo, a este nivel solo falta registrar los requisitos Registrar requisitos En la bandeja principal se debe ubicar el expediente y pulsar el botón registrar requisitos.

12 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 12 Esta acción abrirá una ventana con los datos del expediente y los documentos que deben de adjuntarse para la gestión del trámite. En este caso, se requieren de dos requisitos. Estos deben de ir en un solo documento en formato PDF. Para ubicar el archivo se pulsa el botón seleccionar y desde ahí se procede a seleccionarlo. Luego, se coloca el total de folios, y por último se pulsa el botón: Finalizar proceso.

13 : Instructivo para el registro de una solicitud Página 13 Al pulsar este botón, el sistema retorna nuevamente a la bandeja principal del BPM, pero ya no se podrá ubicar el expediente (al menos que se gestione) dado que este ya se derivó al especialista respectivo. 7. REGISTROS No aplica. 8. ANEXOS No aplica.

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