Instructivo para diligenciar el Formato de Informe Decreto 514


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1 Instructivo para diligenciar el Formato de Informe Decreto 514 En el siguiente instructivo usted podrá encontrar las indicaciones para diligenciar sin inconvenientes y de manera correcta el Formato de Informe Decreto 514. NOTA IMPORTANTE DE VERSIÓN: ANTES DE GUARDAR CAMBIOS EN LOS REGISTROS DEL TIPO QUE VERA EN LA IMAGEN DE LA DERECHA CON EL BOTON AZUL, RECUERDE GUARDAR SIEMPRE ANTES DE ELLO LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN OTROS CAMPOS DEL FORMULARIO CON EL BOTON VERDE, DE LO CONTRARIO PERDERA TODA LA INFORMACIÓN REGISTRADA ALLÍ Cómo ingresar a diligenciar la encuesta? 1. Ingrese por el portal web del archivo de Bogotá 2. Ubique en la columna de la izquierda el botón Decreto 514 y de click 3. Estando en esta sección de click sobre el enlace Diligencie el Formato Informe Decreto 514

2 4. Aparecerá la pantalla de ingreso, digite sus datos de usuario, contraseña y por ultimo de clic en Ingresar. Cómo diligenciar la encuesta por primera vez ó retomar una ya diligenciada? Tan pronto usted diligencie sus datos de usuario aparaceran en pantalla 3 opciones: 1. Si desea diligenciar la encuesta por primera vez elija Diligenciar un nuevo formato 2. En caso de que requiera retomar una encuesta previamente diligenciada elija la opción Ver formulario diligenciado No Esta opción debe usarla al finalizar el diligenciamiento de la encuesta, allí es donde usted debe generar el consolidado en formato PDF.

3 Cómo generar el consolidado? En la Casilla debajo del ingreso al formulario usted podrá ver el estado del diligenciamiento de la encuesta, si se encuentra en estado bloqueado, quiere decir que usted ya guardo definitivamente la encuesta y no podrá modificarla, si está en estado abierto podrá ingresar a modificar cualquiera de los campos. Si usted da clic sobre Ver formulario diligenciado No. 18 y el estado se encuentra bloqueado, vera el siguiente mensaje. Luego para generar el consolidado en PDF debe dar clic en Consolidar en formato PDF el formulario No. 18 Estado Bloqueado y aparecerá el siguiente aviso en pantalla Usted debe dar clic en aceptar si está seguro de que desea generar el consolidado, recuerde que luego de generar este PDF usted no podrá realizar cambios. Si al dar clic en aceptar aparece la siguiente pantalla:

4 Quiere decir que usted olvido llenar algunos de los campos requeridos en la encuesta, a continuación podrá observar cómo se presentan los campos observados para que los tenga en cuenta en el momento de llenar la encuesta: Campo obligatorio 1: Este campo está marcado por un asterisco rojo, significa que es obligatorio para la encuesta. Campo obligatorio 2: Este campo está marcado por un asterisco naranja, que indica que este campo es requerimiento de otro campo anterior al mismo. Retomando la consolidación de la encuesta, si da clic en aceptar usted tiene todos los campos requeridos completamente diligenciados. Saldrá una ventana emergente para descargar el PDF

5 De clic en aceptar la encuesta se descargara y abrirá el PDF. Cómo navegar en la encuesta? Al ingresar encontrará la siguiente pantalla, los datos del numeral 1.1 no son editables, pues son sus datos de registro.

6 La navegación de toda la encuesta se realiza mediante las 10 pestañas ubicadas en la parte superior. 1. Datos generales 2. Talento humano 3. Recursos tecnológicos 4. Recursos financieros 5. Aspectos generales 6. Documentación del SIGA 7. Diagnóstico Integral en Gestión Documental o Fondo Documental Acumulado 8. Programa de Gestión Documental 9. Organización de Fondos Documentales Acumulados 10. Sugerencias y recomendaciones No olvide guardar cambios cada vez que diligencie información en cualquiera de las pestañas, usted podrá guardar y modificar la encuesta cuantas veces sea necesario. Para guardar sus cambios solo debe dar click sobre el botón verde que se encuentra en la parte inferior derecha de todas las pestañas de navegación.

7 IMPORTANTE: en la parte inferior izquierda de la pantalla, encontrará un botón naranja para cerrar la encuesta, este botón solo debe usarlo en el momento que usted haya recorrido y diligenciado todos los campos solicitados, pues una vez de clic sobre Cerrar Encuesta usted no podrá ingresar de nuevo a realizar modificaciones; El botón no ejecutará el cierre de la encuesta si encuentra que algún campo requerido no se ha diligenciado. PANTALLAZO DEL NUEVO BOTÓN Luego de cerrar la encuesta se genera un PDF con la confirmación del diligenciamiento de la encuesta para el Decreto 514. Cómo diligenciar las tablas que se encuentran en la encuesta? En algunas de las pestañas de navegación de la encuesta, usted podrá encontrar tablas para diligenciar como la que se presenta a continuación. 1. Si las filas que aparecen en la tabla no son suficientes para los datos que se requieren, puede ubicarse en la primera fila, poner los datos y dar guardar (botón azul), automáticamente se generara la nueva fila con los datos que diligenció allí. 2. En las filas que ya se encuentran generadas enla tabla usted podrá poner más datos, adicionalmente en frente de estas filas, estan los botones guardar (botón azul) que debe usar cada vez que ejecute cambios en la fila y borrar (botoón rojo)en caso de que no requiera de la fila. 3. Por ultimo no olvide guardar (botón verde)los cambios realizados en la pestaña que se encuentre

8 Cómo adjuntar o cargar un archivo a la encuesta? En algunas pestañas de la encuesta hay espacios en los que usted deberá adjuntar archivos, para hacerlo debe hacer lo siguiente: 1. Debe dar click en el botón Examinar, luego elija el archivo que desea adjuntar, cuando haya elegido el archivo de click en Cargar 2. En caso que desee borrar algún archivo que haya cargado previamente en la misma casilla, puede dar click en borrar. Importante!, en la pestaña número 10 En la pestaña número 10 Sugerencias y recomendaciones, se presenta una tabla en donde +podrá evaluar algunos de los frentes de trabajo que usted considera que el Archivo de Bogotá debe asesorar en su entidad, la escala de prioridad es de 1 a 7. USTED NO PODRÁ REPETIR NINGUN VALOR SI YA LO HA USADO. Debe elegir un valor diferente para cada ítem, como aparece en el ejemplo: En caso de que usted elija para dos ítems el mismo valor, le aparecerá el siguiente mensaje.

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